Posts tagged: lean

Från ”the Toyota way” till ”Toyota Culture”

 

The Toyota way summeras med 4P modellen: Philosophy, Process, People and partners och Problem solving med Philosophy I botten på pyramiden.

De fyra nivåerna I 4P modellen hanger alla samman med hjälp av företagskulturen.

Varför räcker inte Lean och Six sigma program till?

Företag över hela världen försöker få sina anställda att bli engagerade i förbättringsprocesser. En del har använt six sigma för att utbilda experter i statistisk problemlösning, medans andra har  magrat av sina processer och skapat lean processer med dragande behov och flödesorientering. Många har använt en kombination av Lean och six sigma. Dessa program har visat sig vara effektiva för att skära ner på kostnader så många företag kan visa upp fina siffror på pappret för investerare. Synd nog så är det något som inte syns i de vackra siffror som åstadkoms genom lean six sigma programmen. Frågar du någon som är utbildad inom TPS – Toyota Production System att besöka att företag som genomfört ett Lean Six Sigma program så kommer de inte ge dessa företag ett gott omdöme. TPS experterna kommer inte att titta på graferna och siffrorna eller kostnadsbesparingarna. De kommer istället att gå till ”gemba” – där arbetet utförs. Där kommer de följa processen och leta efter störningar i flödet – slöserier. De kommer även att observera personalen om de följer en standardiserad process och leta efter reparationsstationer för kvalitetsproblem. Ser de tecken på flöde av material som går utan stopp genom fabriken från början till slut med personer som konstant skapar värde till produkten i en fastlagd hastighet – takt tid, kommer de bli imponerade. De blir även mer imponerade om de ser bevis på visuell management som med ett ögonkast visar status och om processerna följer standard. Mest imponerade kommer de dock bli om de upptäcker personer på golvet som är engagerade i dagligt problemlösande.

Oturlig nog är dessa saker ovanliga trots de fina graferna och siffrorna från Lean Six sigma programmen.

Från allra första början när Toyota startade sin verksamhet förstod ledarna att nyckeln till framgång var att investera i sin personal. Det är grunden till Toyotas kultur. Framgångsfaktorn för The Toyota Way handlar om Toyotas kultur. Sättet man tänker och beter sig är djup rotat i företagets filosofi och principer. I botten finns respekt för människor och ständiga förbättringar, vilket inte har ändrats sedan Toyota startades.

När Toyota startar verksamhet i ett nytt land undersöker man noga de lokala förutsättningarna för hur man på bästa sätt ska utveckla Toyotas kultur i detta sammanhang. Av erfarenhet har de lärt sig att det tar tid och tålamod.

Många företag har blivit frustrerade med kaizen och six sigma projekt som gav kortsiktiga resultat men var inte uthålliga på lång sikt. Då letar man efter något mer att lägga till och det som de saknar är motsvarigheten till Toyota kulturen. Toyota kulturen varierar från land till land eller till och med från fabrik till fabrik så finns det några grundläggande principer som används och som andra företag kan lära sig av.

Hur man får Lean att fungera genom respekt, förtroende och socialt kapital

Jag har funderat mycket på vilka förutsättningar som krävs för att lyckas med lean i en organisation. Det jag kommit fram till är att en viktig och grundläggande förutsättning som måste finnas är att det finns ett ömsesidigt förtroende inom företaget mellan ledning och anställda men också mellan anställda sinsemellan. Förtroende krävs för att skapa socialt kapital och socialt kapital skapar förtroende. Förtroende är en förutsättning för att skapa socialt kapital. Socialt kapital skapar förtroendefulla relationer som i sin tur skapar socialt kapital. Det blir en ränta på ränta effekt som ger en kraftig hävstång som man vill uppnå genom leanarbetet.

Enligt John Ingham så har forskare identifierat utvecklandet av socialt kapital hos Toyota som motorn i företagets tillväxt. (Jag kallar socialt kapital och de mjuka bitarna för smörjmedlet som får lean att inte skära ihop och falla i bitar). Detta sociala kapital är ett resultat av ett nät av relationer som kan ses som företagets nervsystem vilket låter Toyota sprida information snabbt över hela företaget så att ”alla vet allt” och Toyota kan samla idéer från alla överallt: verkstadsgolvet, kontoret och från fältet. Toyota uppmanar anställda att inte dölja misstag som de gör genom en öppen kommunikation som skapar en kultur som är tolerant för misstag. Toyota fokuserar därför på att utveckla de som underpresterar istället för att avveckla dem. I Japan så är också livstidsanställning en mycket viktig del för att skapa förtroende och engagemang. Toyota har en strikt hierarki, men den tillåter anställda att säga mot chefer och lyfta fram problem och inte blint följa chefens order. De anställda känner sig trygga att kunna säga mot chefen och att ge dåliga nyheter till chefen vilket uppmuntras. Den som struntar i chefen ursäktas ofta eftersom man förväntas att agera efter vad man själv tycker är rätt och tänka själv och inte blint lyda order.

På Toyota har man inte en spikrak karriär utan man måste se olika delar av företaget och skapar därmed socialt kapital och nätverk inom företaget. Toyota kallar det inte socialt kapital, men det är det som blir resultatet. Toyota inkluderar även leverantörer i sitt kunskapsnätverk.

Forskare har mer och mer börjat använda förtroende som förklaringsmodell till hur socialt kapital skapas och menar att socialt kapital är beroende av ömsesidigt förtroende. Förtroende minskar behovet av övervakningsmekanismer och formella kontrakt som annars är nödvändiga. Transaktionskostnaderna minskar och frigör energi som kan användas mer produktivt.

Enligt forskningen så är förtroende en nyckelfaktor som bestämmer om människor frivilligt lämnar en organisation eller inte. Anställda är mindre benägna att sluta om de har förtroende för sin organisation. Mishra and Morrissey (1990) fann att en minskning i personalomsättning är en fördel med förtroende.

Hur skapar man förtroende och socialt kapital?

Jag skulle vilja sammanfatta och förenkla det med två ord: respekt och ärlighet. Inom lean brukar en del prata om att respekt för samtliga är en viktig grundprincip. Sällan brukar man dock förklara varför respekt är viktigt och hur viktigt det är och vad det är bra för. Jag ser respekt som medlet och förtroende är målet man vill uppnå genom respekt för samtliga. Kan någon människa känna förtroende för någon som man inte känner visar respekt? Så börja därför med att arbeta med respekt och ärlighet så kommer förtroendet att växa undan för undan och även det sociala kapitalet. Forskaren Bob Emiliani menar att chefernas sätt att bete sig och agera är avgörande för resultatet och att ”respekt för människor” i Leanarbetet är inte valfri som många chefer tycks tro. Bob menar att ”respekt för människor” handlar om att ha respekt för samtliga människor som påverkar verksamheten och resultatet, att förbättra företagets konkurrenskraft utan att det påverkar exempelvis aktieägare, anställda, leverantörer och kunder på ett negativt sätt. Det ska råda ett icke nollsummespel där ingen vinner fördelar på andras bekostnad. Vanligt är dock att många företag endast fokuserar på den kortsiktiga lönsamheten vilket ofta leder till att någon förlorar på vad de vinner i ett kortsiktigt nollsummespel.

Socialt kapital och innovationer

Utvecklandet av socialt kapital i organisationer är även nödvändigt för att skapa intellektuellt kapital och därmed innovation. Innovation är produkten av kollektivt problemlösande som leder till skapande av nya idéer. För att få människor att samarbeta krävs inte bara att man känner varandra inom gruppen, utan man måste också lita på varandra att ingen kommer dra egna fördelar eller fuska utan att man kommer skapa en gemensam vinst.

Effekter av socialt kapital (Wikipedia)

Höga nivåer av socialt kapital har kopplats till högre ekonomisk tillväxt, mindre ojämlikhet, mindre brottslighet, lägre korruption och bättre fungerande myndigheter, liksom till bättre genomsnittligt hälsotillstånd. Statsvetaren Robert Putnam har visat att ett lands demokrati fungerar bra om det finns mycket socialt kapital i samhället, och mindre bra om det inte finns. Se Den fungerande demokratin för en närmare beskrivning.

Dansette